1、文件和資料的更改，應由申請更改部門填《文件更改審批單》說明更

改理由，報該文件原審批部門進行審批，特殊情況需指定他人審批時，應向其提供審批所需的背景資料。

2、文控員按《文件更改審批單》要求，對各收文部門的相應文件進行更

改或更換，收回作廢文件并在發放單中加以記錄。

3、文件經多次更改或使用超過三年時應對文件進行更新，受控文件在發放新版本的應從所有發布和使用場所及時收回作廢或撤消失效文件，以防止誤用。需要保留作廢文件時，須在文件首頁上注明“作廢保留”加以標識。